Cách sử dụng BPM trong ngân hàng để tối ưu hiệu suất

Hoạt động xây dựng và quản lý quy trình làm việc của doanh nghiệp được xem như là bộ khung vững chãi giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, sự xuất hiện của các giải pháp công nghệ, cụ thể là BPM đã đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, tổ chức đặc biệt là lĩnh vực ngân hàng. Để tìm hiểu chi tiết hơn BPM là gì cũng như cách sử dụng BPM trong ngân hàng sao cho đạt hiệu suất tốt nhất, hãy cùng SmartOSC tìm hiểu những thông tin dưới đây.

BPM là gì?

BPM (viết tắt của cụm từ Business process management – quản lý quy trình kinh doanh) là sự kết hợp của nhiều luồng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản thì BPM đề cập tới sự kết hợp của việc mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa (optimization) các luồng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu, kết quả chủ chốt đã đề ra.

Lợi ích của BPM đối với doanh nghiệp

Nâng cao năng suất làm việc

Các phần mềm BPM giảm các tác vụ dư thừa hoặc không hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động. Đội ngũ nhân sự sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào các mục tiêu quan trọng. Đồng thời BPM cũng giúp tự động các quy trình lặp lại, tiết kiệm thời gian một cách đáng kể.

Tăng khả năng cạnh tranh

BPM cho phép các doanh nghiệp tạo ra các quy trình linh hoạt, dễ thay đổi và thích ứng nhanh. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có thời gian tập trung vào nghiên cứu và phát triển các sản phẩm, dịch vụ để tạo ra lợi thế cạnh tranh tốt hơn. 

Giảm thiểu rủi ro 

BPM giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, nhờ vậy, rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng được giảm thiểu một cách tối đa. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự cũng có một thang quy chiếu chuẩn để giúp họ tránh những sai sót trong quá trình làm việc.

Giữ chân khách hàng

Khi năng suất nâng cao và quy trình đổi mới, khách hàng sẽ hài lòng với doanh nghiệp của bạn hơn, nhờ vậy cải thiện việc giữ chân khách hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể điều chỉnh việc sử dụng BPM thích hợp để tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thì việc kinh doanh chắc chắn sẽ gặt hái được những thành công nhất định.

Cách sử dụng BPM trong ngân hàng để tối ưu hiệu suất

Để sử dụng BPM đạt được hiệu suất tối ưu nhất, các ngân hàng cần tuân theo một quy trình gồm 5 bước như sau:

Lập kế hoạch chiến lược

Giai đoạn đầu tiên của quản lý quy trình kinh doanh BPM liên quan đến việc đạt được sự hiểu biết sâu sắc về cách các quy trình phù hợp với chuỗi giá trị.

Các hoạt động điển hình được thực hiện trong giai đoạn này có thể bao gồm:

• Hồ sơ tổ chức
• Xác định các quy trình chính, quản lý và hỗ trợ
• Lưu ý các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
• Chuẩn bị cho phân tích quy trình 

Các quy trình chính: Là hoạt động cốt lõi của tổ chức, trực tiếp mang lại giá trị cho khách hàng. Tất cả các quá trình liên quan đến thiết kế, tạo và bán sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng được xem là quy trình chính.

Các quy trình phụ: Ví dụ bao gồm nguồn nhân lực, quản lý CNTT, mua sắm, quản trị văn phòng, v.v nhằm hỗ trợ cho quy trình chính.

Các quá trình quản lý: Là các hoạt động liên quan đến việc giám sát các quá trình chính và phụ để đảm bảo rằng tổ chức đang đáp ứng các mục tiêu tài chính và hoạt động tổng thể. 

Phân tích quá trình

Dựa trên bản chất của các quá trình, phương pháp phân tích được lựa chọn có thể là định tính hoặc định lượng. Thường phân tích bao gồm phỏng vấn những người thực hiện quy trình, phân tích tài liệu quy trình có sẵn và đi đến một bức tranh hoàn chỉnh về cách các quy trình đang được thực hiện. 

Thiết kế quy trình

Các quan sát từ phân tích quá trình được đưa vào sử dụng trong giai đoạn thiết kế. Câu hỏi quan trọng đặt ra ở bước này là liệu quy trình có nên được giữ nguyên hay được thiết kế lại để khắc phục các vấn đề đã được xác định hay không. 

Thực hiện quy trình

Sau khi thiết kế quy trình, doanh nghiệp sẽ đưa quy trình vào trong môi trường thực tế của mình. Cụ thể hơn là vào các hoạt động vận hành thường nhật.

Giám sát quá trình

Trong giai đoạn này, các KPI đã xác định trước đó được giám sát để đảm bảo rằng quá trình phù hợp với các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp, tổ chức. Ở đây, một người thường sẽ theo dõi, đo lường và kiểm soát trên cơ sở liên tục.  

Một số KPI phổ biến được theo dõi bao gồm thời lượng của quy trình, chi phí của quy trình, năng lực và các lỗi hoặc vấn đề ảnh hưởng xấu đến sự hài lòng của khách hàng.

Thông tin thu được trong quá trình giám sát quy trình sẽ giúp bạn đánh giá xem quy trình có cần bất kỳ thay đổi hoặc điều chỉnh nào không và quy trình được thiết kế lại có đáp ứng các mục tiêu hay không.  

Đổi mới, cải tiến

Trong giai đoạn cải tiến, doanh nghiệp cần cố gắng thu hẹp khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và quy trình được mô hình hóa bằng những thay đổi được đo lường cẩn thận.

Trên đây là những thông tin chia sẻ về giải pháp quản lý quy trình kinh doanh của doanh nghiệp BPM cũng như cách ứng dụng BPM trong ngân hàng để tối ưu hiệu suất. Hy vọng những nội dung này sẽ hữu ích đối với bạn đọc. Để biết thêm thông tin chi tiết về các giải pháp công nghệ giúp nâng cao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bạn hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của SmartOSC để được tư vấn và giải đáp cụ thể hơn.