Các bước xây dựng quy trình hoạt động cho ngân hàng

Để xây dựng các quy trình hoạt động trong ngân hàng luôn là một bài toán khó với các doanh nghiệp. Trong vai trò là một  nhà quản trị – phải chăng bạn đã biết cách để có thể giải được bài toán này đúng cách? Nhưng rất nhiều người đã thử, không những thế mà còn bị vấp ngã rất nhiều lần nhưng sau khi đứng dậy mới ngộ ra rằng: thì chính là những quy trình để làm việc thật sự chính xác nhất và hiệu quả nhất trong nội bộ các tổ chức. Cùng với SmartOSC Fintech có cái nhìn tổng quát hơn về các bước để xây dựng quy trình hoạt động cho các ngân hàng trong bài viết dưới đây. 

Quy trình là gì? Lợi ích quy trình đối với hoạt động ngân hàng

Dựa vào các chức năng nhất định và các quy trình đối với các hoạt động trong các doanh nghiệp có thể các quy trình được chia thành 4 nhóm: Quy trình của quản lý quy trình và vận hành; Quy trình để quản lý các khách hàng; Quy trình để đổi mới; và Quy trình trong xã hội/ điều tiết các cơ quan đang quản lý trong nhà nước. 

Bởi lẽ trong các quy mô của các doanh nghiệp đang tăng lên đồng nghĩa với việc sự gia tăng lên tương ứng với của bộ máy các nhân sự và trong các khối lượng của các công việc. Nếu như các doanh nghiệp thiếu đi các quy trình được xây dựng theo được quản lý theo một cách chuẩn mực thì việc phải giải quyết các mâu thuẫn trong các hoạt động để có thể vận hành một cách tốt nhất bởi rất có thể sẽ phải xảy ra, đe dọa đến tiến độ làm việc cũng như kết quả hay mục tiêu của cả tổ chức.

Các bước để xây dựng quy trình để vận hành theo đúng tiêu chuẩn

Tuy phải đòi hỏi nhiều thời gian và nhiều công sức đã bỏ ra, nhưng về việc sẽ được xây dựng và để quản lý được các quy trình trong các doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối ổn định hơn, gồm có 5 giai đoạn trong quy trình như sau: 

1. Design: Xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp

2. Modeling: Mô hình hóa các quy trình

3. Execution: Dùng các công cụ để theo dõi sát sao và quản lý cụ thể kiểm soát các quy trình

4. Monitoring: Theo dõi trong cả quá trình đã làm việc trên quy trình, đánh giá cao hiệu quả 

5. Optimization: Điều chỉnh và tối ưu hóa các quy trình.  

Giai đoạn 1: DESIGN – XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Xác định được các nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc đã được đề ra

Bước đầu tiên trong việc xây dựng quy trình là phải xác định xây dựng một quy trình đúng theo các tiêu chuẩn, các nhà quản lý cần phải xác định được các nhu cầu và phạm vi để áp dụng vào các mục đích cuối cùng mà họ muốn được hướng đến khi đã đề ra trong các quy trình. Chỉ khi nào được phân tích kỹ càng và chỉ ra được đầy đủ hết tất cả các trong những yếu tố này, các quy trình để vận hành mới có thể được đưa vào vận hành nhanh chóng, một cách trơn tru nhất có thể.

Giai đoạn 2: MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

Modelling –  các mô hình hóa của các quy trình chính là từ giai đoạn thứ hai trong tất cả các hoạt động để có thể quản lý các quy trình, trong khi các nội dung chỉ mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu đã được minh họa lại hình thành nên các hình ảnh, bao gồm các bước để định tuyến các công việc và những người tham gia đã được xác định một cách rõ ràng. Mục đích của các hoạt động mô hình hóa là để nhìn vào các quy trình vận hành tiêu chuẩn và hỗ trợ thiết kế quy trình. 

Giai đoạn 3: EXECUTION – TRIỂN KHAI CÁC QUY TRÌNH VẬN HÀNH

Sau khi đã hoàn tất được 2 giai đoạn trong, xây dựng và mô hình hóa, đã đến lúc bạn phải đưa ra các quy trình của mình để có thể áp dụng và triển khai vận hành vào thực tế. Hoạt động triển khai này được thực hiện theo 2 cách như sau: 

• (1) áp dụng quy trình trên vào các loại giấy tờ 
• (2) sử dụng các phần mềm thuộc công nghệ.

Giai đoạn 4: MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH VẬN HÀNH

Giai đoạn MONITORING chính là một trong những các nền tảng giúp cho việc để cải tiến tốt hơn và phát triển nhanh chóng nhất không chỉ đối với các quy trình vận hành cụ thể, mà còn là toàn bộ các hoạt động để có thể vận hành của các doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện như thế nào vào các quy trình của mình, nếu thậm chí còn không biết được chúng đang thực tế diễn biến ra sao?

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH

Một doanh nghiệp với các chiến lược khôn khéo chính là một dấu hiệu tốt nhưng không hề đủ. Bởi vì, nếu như các nhà quản trị cần phải có một tập hợp các quy trình đủ rõ ràng, mạnh mẽ để có thể dẫn dắt được các nhân viên đi theo đúng lộ trình chiến lược, để biến thành kế hoạch thành hiện thực, giúp doanh nghiệp có thể vươn xa hơn nữa. 

Trên đây là những thông tin chia sẻ bổ ích từ SmartOSC Fintech về các bước để xây dựng quy trình hoạt động cho ngân hàng. Hy vọng bài viết này đã giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan hơn và sâu sắc khi quản trị dữ liệu trong thời đại mới.